计画简介

厂商赴国外参展标准流程(SOP)及应注意事项

中华民国对外贸易发展协会编撰
参加国外展览是营销计画的一环,由于展览的准备期很长,在决定参加某一展览之后,最好成立工作小组或指定专人负责规划。工作小组除负责与主办单位连络外,亦同时负责推动部分参展工作、控制进度及各单位间之协调配合。

展前准备工作必须配合主办单位之进度,依照展览举办频率的不同,最早可能在展出前一年多就必须开始,比较晚者,至少亦须于展前半年推动。此份标准流程将重要准备事项及可能碰到的突发状况与因应之道分别说明如下:

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一、展前准备


1. 摊位洽订

摊位洽订通常在展前9至10个月就必须向主办单位报名。有些2、3年一度的展览,甚至会在1年多前就开始报名。有意参展时必须尽早与主办单位联系,及早报名以争取较佳位置。

一般而言,主办单位会主动寄报名资料给上届参展厂商,但为了确保可以收到最新参展信息,建议主动与主办单位联系并随时注意展览官方网站。另外,许多著名的展览目前在台均有代理或分公司,以方便我国业者接洽,建议随时与代理商或分公司联系,以确保获知展览最新消息。

主办单位通常会准备简单的报名表供参展厂商填写并申请摊位,其内容通常是公司基本资料、摊位租金以及所需的摊位尺寸等,有的主办单位会要求连同订金一起寄回。填妥报名表就是参展报名的第一步,与主办单位的互动也自此开始。

主办单位在收到所有报名厂商的申请表后,会进行摊位分配,分配完成后,会将结果通知参展厂商,并请报名厂商确认。如对分配到的摊位不满意可向主办单位争取更换,但越热门的展览,在主办单位摊位分配后,越不易更换摊位。

摊位确认后,主办单位会寄摊位合约书或发票(INVOICE)要求支付订金或头期款。要注意的事,在报名表之背面往往有许多主办单位规定之条款,填写报名表时应详细阅读。通常上面会有取消摊位之退款比例与期限,报名厂商需多加注意。

公司/商号毋需先行查询申请资格,可直接至本管理系统(网址https://espo.trade.gov.tw)申请帐号(统一编号或工商凭证)及口令,系统将自动检核资格,如可继续操作至次画面,即表示资格符合;若资格不符合,系统将自动告知不符合资格原因。


2. 参展手册

约莫展前3个月左右,主办单位会寄来「参展手册」(SERVICE MANUAL 或EXHIBITORS’ MANUAL)。但因目前提倡无纸化作业,多数展之「参展手册」采在线下载,主办单位已不再寄纸本给参展厂商。这本手册极为重要,因为手册内详载展览所有规范,也详列参展厂商与主办单位双方权利义务,请务必详加研读。

参展手册的内容大致可分为展览会基本资料、展出规定以及各式服务之申请表格三大部分。参展厂商可依照个别需求来找寻所需要的表格或资料。


3. 展品及宣传品准备

参展用之展品及宣传品务必要提早准备,且必须与参展进度相配合,请务必注意装船日。展品的包装可以比照一般出口的规定办理,唯一不同的是要方便展后再包装。

展场常见的宣传品包括产品型录、工作人员名片、DM、手提袋、CD等。建议产品型录及CD最好不要全部任由参观者自由取阅,应分送给自认为满意的客户。单页之简单型录可以让参观买主自行取阅,较详细之型录及CD则赠予深具潜力之买主,必要时可以征得其同意后,邮寄至其办公室,以避免被丢弃。


4. 展品运输

参展厂商必须注意展品的准备时间必须与展品运输船期相配合。亚洲展至少须于展前一个月装船,欧洲展则至少须在展前45天启运。宁可让展品早几天运到,多付几天仓租,也不要因为外在因素(例如罢工、台风等意外),造成展品延误抵达。

如果展品要随身携带,则最好准备相关文件(如专利证明、原产地证明等),以备通关时可能发生的各种情况。展品是参加展览最重要的一环,任何足以影响展品运送之情况务必排除,以保证如期展出。


5. 摊位装潢规划

在收到主办单位确认的摊位平面图后,应该即刻进行摊位装潢规划。但在规划之前,首先要确认装潢预算的多寡。摊位装潢预算是决定装潢好坏最重要的因素之一。我国业者前往国外参展,最经济实惠之摊位布置方式当属租用装潢材料,委请装潢公司施工。以一般基本装潢为例,欧洲每平方公尺180-200美元可作组合式阳春装潢,在美国则以每平方英尺(9平方公尺等于100平方英尺)20-30美元为宜,在日本为每平方公尺约300美元,印度约100美元,大陆、东南亚则在200-250美元左右。如果要木作装潢,其造价大约是前述的2倍以上。

装潢规划的第一步就是平面设计,参展厂商要依据服务台接待区,产品展示区、形象区、交易洽谈区以及储藏室等功能,进行摊位的规划。规划摊位时应就参展的目的进行区域分配。如果参展的目的是在展示产品,则产品展示区与交易洽谈区的比例要较大,反之如果参展的目的是在形象塑造与宣传时,形象区的比例要比较大。目前我国厂商参加国外展览主要目的多为产品的展示、营销,因此产品展示区及交易洽谈区应为摊位装潢重点所在。

规划摊位除了上述原则外,在实务上应注意摊位中是否有梁柱,如果有的话其大小尺寸及所在位置均须查明。有些主办单位会规定面临走道的摊位须空出一段距离始得陈列产品,装潢亦必须向内缩一段距离才可搭建至某一高度。这些规定务必在摊位装潢规划前参考参展手册的相关规定事项,以避免触犯规定而滋生困扰。


6. 旅行事务

参展牵涉商务旅行,确定参展之后,找个有经验的旅行社办理签证、安排机位及洽订旅馆等事宜,只要掌握时效、告知需求就可以,并无特别之处。只是参展厂商要特别注意,所有行程及住宿的安排最好尽早处理,因为一些国际大展,到了展览期间旅馆价格就会涨价且供不应求,如果已确定参展人员,建议最好提早预定机票及旅馆,以便提早保留。


7. 买主手册登录

顾名思义,买主手册是方便参观买主查阅所有参展厂商资料的手册,内容有所有参展厂商的基本资料跟摊位位置,因此此项资料的登录非常重要。一般来说,主办单位有提供参展厂商免费基本资料的登录,但还是有些主办单位连最基本的名址登录也要向参展厂商收费。

有些买主手册除了参展厂商基本资料之外,还提供产品检索、商标检索登录、广告刊登以及新产品介绍的服务,但是均须收费,且价格大多不便宜。填表申请时应详细研读,避免填列无意义之文字,徒增费用。

二、参展期间


1. 展品进场与摊位布置

参展工作人员抵达展地之后,必须立即办理两件事情:一为确定展品是否抵达、二为确定摊位装潢进度。工作人员虽然早在出国前就与运输公司确认过,但为保安全,仍须以电话联系运输公司,查询展品是否已抵达、有否损坏、数量有无短少。经确认无误之后,再与运输公司确认展品运达摊位的时间,以便安排人员开箱。

和运输公司连络之后,应立即接洽装潢公司,询问摊位装潢进度,并告知展品进场日期,要求掌握施工进度以便配合。最后再前往展场,查看施工情形、了解展场环境及各项服务设施所在,以备不时之需。

摊位装潢工作应于主办单位规定的进场时间内完成,最好能预留一天的时间供陈列展品、张贴海报图片等内部布置之用。摊位布置的原则是:只要来得及于开展前布置妥当,越晚陈列展品越安全。因为展前搬进搬出者众,展品越早曝光,被窃之机会越大。再者,展前根本没有买主,前来参观的人全是竞争对手,所以展前只须短暂的模拟摆设即可。


2. 洽领租用器材

向主办单位租用之器材(电话机、传真机、盆景、计算机、读卡机等)必须至展场办公室或服务台洽领。这些东西尽可能等到需要使用时再去领,避免增加保管之困扰。

三、展后处理


1. 展品进场与摊位布置

展览结束后货运公司会把空箱运至参展厂商的摊位,厂商可以自行包装。如果是机械之类的展品,厂商须请工人、堆高机或吊车等重新包装,需提早与货运公司联系安排。

展品在展览结束前就要确认展后之去向,一般来说只有两种处理方式,亦即要留置当地或是复运出口。如果要进口,展品通常就是要出售、赠予、销毁或抛弃,要请承揽展品运输的货运公司协助处理,有什么规定、手续如何办理、要交多少税捐,要请货运公司处理清楚。如果要复运出口,也请与货运公司确认目的地及收货人名址。

因为展览结束后就是混乱的开始,展后出场时所有的人都在往外搬展品,展场警卫也无从分辨是否偷窃。因此展品在未点交予运输公司之前绝对不可离开,点交之时应请对方签收、立据确认,以免口说无凭。


2. 租用器材归还

向主办单位租用之器材如不再使用应尽早归还以免遗失,并取回押金或单据。所有的租用器材均须于展览结束后当晚送还,不可过夜,以免遗失。装潢公司通常也会于展览结束当晚将所有家具、灯具拆走,以免相关设备遗失。

四、参展突发状况及因应之道


1. 展品进场与摊位布置

展品未到问题多半出在通关及运输之延误。通关延误可能是因为海关对展品的数量或价格有疑问,要不然就是有违禁品,必须专案申请进口。参展厂商有时为了节省成本会在展品中夹杂食品以便展览期间可以享用,虽然大多数食品均可以正常管道进口,但是所须通关时间较长,为了避免通关延误,建议参展厂商不要在参展展品中夹杂食品类物品。为了避免通关延误,参展厂商务必针对展品的数量及价格诚实申报,也务必避免夹带违禁品,以免因小失大。毕竟对大多数厂商而言,展品的税额占参展的总经费的比例甚少,实在无必要为了少少的税额而冒著开天窗的风险。在运输方面的延误,多半是太晚装运、通关时间不足、港口工人罢工等原因,事前多可预防,参展厂商事前务必多加注意。

参展厂商出发前务必与运输公司联系确认展品状况,若确知展品已无法准时到达,其因应之道,是找替代品,设法就近向当地客户紧急借调应急。如果展品体积小、重量轻,也可以请参展人员随身携带进场。


2. 装潢未完工

装潢工程未能按时完工其原因大概是装潢承包商选择不当或是参展厂商太晚洽询承包商,致其准备不及。装潢工程能不能如期,事前是有征兆的。当展期日益接近,而装潢工程仍然没有相对的进度时,就应采取适当之对策。

首先当然是要催请承包商努力赶工,要求承包商征调其它摊位的人力前往施工。参展厂商也设法连络其它装潢公司,以备不时之需。如果装潢公司实在无力完工,应就重要部份要求先行施工,以求对展出影响达到最小。


3. 被控仿冒

参展被控仿冒很多时候是贸易商拿工厂的样品参展未加注意,直到被告才知道。虽然非刻意仿冒,但不管是什么理由,被外商指控仿冒是必须面对的事实,一定要处理,不可不加理会。外商之指控大概可分为临时起意和有备而来两类。临时起意者多半是外商来参观展览时,发觉自己的产品被仿冒而找展出者理论。如果参展厂商理亏,只要放低姿态并立刻把展品收掉,口头承诺尔后不再展示,大多可以平息。如果放低姿态无法解决,也可抬高姿态,要求对方出示证明文件,以证明谁仿冒谁,这时对方势必回去拿证明文件。这时正是应变时机,最好把所有有危险的展品都收掉,就算对方拿了证明文件回来时,也已找不到任何证物了。

有备而来者,通常事先已知道仿冒者参展,准备在会场捉拿。这时,他会先来观察或收集证物,并备妥证明文件,安排律师到警察局报案。当你发现时,就是原告、警察、律师一起到摊位上来取缔。万一碰到这种情况,不要被对方的举动吓倒,即使犯法,也有应有的权利,千万不要任凭宰割签下任何不公平的条款。因应之道,首先要求找自己的律师,以维护权益。可以透过我国之当地驻外单位协寻律师,与对方周旋。没有我方律师在场,拒绝与对方谈判。

另外,参展时应注意不可让对方拿到任何仿冒证据,包括样品、型录及照片。样品对方不易掌握,型录则易于搜集,如果连型录都印有仿冒品,麻烦就比较大。至于拍照,几乎所有展览都是禁止摄影,要拍照必须得到展出者的同意,如果有人对个别展品指指点点,还拿相机要拍照,务必予以阻止,以防万一。


4. 被其它参展商仿冒

如有发现被其它参展者仿冒,首要之事要搜集证据,最好搜集如型录及照片等证物,且事先要准备专利证明,并协同律师及警察,直接在现场捉拿。惟须注意的是,如果控告不实,可能须负赔偿责任。


5. 展品失窃

展品失窃可以说是展览常碰到的状况,一般而言,展场属开放空间,参展厂商对自己展出产品应负保管之责,主办单位对于展品失窃不会负责。以德国为例,如果参展厂商没有聘请警卫,万一展品遭窃,保险公司并不理赔。即使有聘请警卫,如果警卫人手不够,也不赔偿。

展品最容易失窃的时间是在进出场时混乱中遗失,或是在夜间四处无人之际遭窃。为了要防止遭窃,每日闭展后应将展品收拾在储藏室内,每日开展时再陈列。厂商重要样品甚至建议于摊位布置日及每日展览结束后携回旅馆,以免遗失。许多展场在夜间并不管制门禁,甚至管制门禁的展场也常常发生展品失窃的事件。聘请警卫是防止展品失窃的方法之一,但就算聘请警卫,展品还是有失窃的机会,请警卫只是多一层保障。建议厂商要随时注意展品的状况,也避免任何展品会遭窃的情形。


参考书目:温月火求著,「如何参加国外展览」(台湾:外贸协会,2001)